系统上线了，账号也开通了，但员工还是继续用原来的表格。有时是培训不到位，也有时，是新系统确实增加了工作。

例如，原来只需要登记五项内容，上线后变成十几个必填字段；业务已经在系统里录入，月底仍然要求再交一份相同的 Excel。对操作人员来说，这样的变化很难算得上方便。

开发前，需要了解信息是谁填写、谁使用，以及填写后能给业务带来什么帮助。暂时没有用途的字段，不必为了“以后可能有用”全部设为必填。

上线安排同样影响使用。可以先选择一个部门或一类业务试运行，收集实际问题，再逐步推广。遇到操作困难时，要有人能够及时回应，否则员工很容易回到熟悉的方式。

管理规则也需要同步调整。如果系统里的数据已经作为工作依据，就应明确哪些旧表格可以停止维护，避免长期重复登记。

判断系统是否好用，不妨看看一线人员完成一项任务需要多少步骤，以及遇到问题后能否自己继续。使用率背后，常常是这些具体体验。